QUY TRÌNH TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN THÀNH CÔNG
Để sự kiện được diễn ra thành công, dù nhỏ hay lớn cũng trải qua các công đoạn chuẩn bị cơ bản và rõ ràng để dễ dàng phân chia công việc, kiểm soát và điều hành. Và quy trình tổ chức sự kiện có thể được chia thành nhóm các công việc nhỏ như bài viết bên dưới.
1. NHẬN THÔNG TIN TỪ KHÁCH HÀNG/CẤP TRÊN (BRIEFING)
Trước khi bắt đầu tiến hành làm một sự kiện, bạn cần phải nắm rõ những thông tin cơ bản như: mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với Event… để có thể xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện đó bằng cách thông qua bước nhận Brief từ cấp trên hay khách hàng.
2. HÌNH THÀNH CONCEPT VÀ THEME
Concept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thường được người làm Event ví như “linh hồn của Event”. Sau khi đã có Concept, ta sẽ phát triển được Theme (Chủ đề của Event), Theme chi phối toàn bộ nội dung và các hoạt động ở Event, những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của Event sao cho phù hợp với Concept đã định ra.
Để có được Concept và Theme, người ta phải dựa trên các thông tin về đặc điểm và thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng, mục tiêu truyền thông của sự kiện. Quá trình cùng nhau ngồi phát triển các ý tưởng về Concept và Theme người ta gọi là Brainstorm.
3. VIẾT KẾ HOẠCH (PLANNING PROPOSAL)
Từ Concept, ta sẽ phát triển ra nhiều ý tưởng và những ý tưởng này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo là Concept. Từ đó, ta sẽ phác thảo kế hoạch (proposal) dựa trên ý tưởng đó. Một Proposal tốt phải vẽ ra cho khách hàng/cấp trên bức tranh mang tính khả thi về việc thực hiện Event đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả…
Đồng thời, bạn cần kèm theo banner, vé mời, phông sân khấu (back------DROP ), tờ rơi, phối cảnh sân khấu… để người đọc có thể hình dung rõ hơn về chương trình. Một phần không thể thiếu nữa là lập Dự trù kinh phí (nếu làm cho công ty) hay Báo giá (làm cho khách hàng).
4. THUYẾT TRÌNH KẾ HOẠCH (PROPOSAL PRESENTATION)
Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho sự kiện, bạn sẽ Gặp khách hàng/Cấp trên để Present (thuyết trình) kế hoạch của mình. Thông qua việc thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe hình dung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao, một số khách hàng/cấp trên sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại cho họ. Nếu Sự kiện mà bạn thuyết trình đáp ứng được mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp thuận cho bạn tiến hành.
5. TỔ CHỨC TRIỂN KHAI (EXECUTION)
Để tổ chức triển khai một kế hoạch, bạn cần huy động Team/phòng ban của mình, nhờ sự hỗ trợ của phòng ban khác để thực hiện, đôi khi bạn còn phải thuê ngoài để có người hỗ trợ bạn thực hiện. Tiếp theo, bạn sẽ phải lên các bảng mô tả, phân công công việc (checklist), tiến độ (schedule) có các thời hạn (deadline) cụ thể… thật chi tiết và giám sát, đôn đốc công việc của từng bộ phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt.
Trước sự kiện (Pre-Event) sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt (set-up), truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời khách, phương tiện đi lại, (nếu có), tổng duyệt (rehearsal)… và bạn sẽ phải thật chu đáo và nghiêm túc để hoàn thành. Ngoài ra còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp ứng biến phù hợp nữa.
Trong sự kiện (At-Event), với vai trò Trưởng dự án, bạn sẽ là đầu não chỉ huy mọi hoạt động. Một người chỉ huy tốt sẽ biết cách vận hành guồng máy của mình suôn sẻ, đem lại một Event làm hài lòng người tham dự lẫn Công ty/Khách hàng. Sau đó, chúng ta sẽ phải thu dọn, bàn giao địa điểm cho chủ địa điểm, trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp...
6. ĐÁNH GIÁ, TỔNG KẾT VÀ BÁO CÁO (EVALUATION AND REPORT)
Một vài ngày sau đó chúng ta phải làm các việc sau để gửi báo cáo tổng kết cho khách hàng và tổng kết, quyết toán với công ty:
Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình.
Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả chương trình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi của họ.
Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo…Các hình ảnh báo cáo, các link… đính kèm.
